Wegen der fortschreitenden Verbreitung des Coronavirus ist das öffentliche Leben in Deutschland nahezu zum Erliegen gekommen, soziale Kontakte sollen auf ein Minimum beschränkt werden. Viele Wohnungseigentümer fragen sich daher: Findet die geplante Eigentümerversammlung, Beiratssitzung oder Kassenprüfung überhaupt statt? Was ist mit Ortsterminen? Die Antwort für die Stadt Aachen lautet klar und deutlich ab heute „bis zunächst zum 19.04.2020“ - N E I N !
In der ersten Jahreshälfte hat sie traditionell Saison: die Eigentümerversammlung. Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter zur nicht-öffentlichen Versammlung laden. Sie ist das oberste Verwaltungs- und Beschlussorgan der Eigentümergemeinschaft und von entsprechend großer Bedeutung. Doch dürfen Eigentümerversammlungen angesichts der zunehmenden Ausbreitung des Coronavirus überhaupt stattfinden?
Wir sind bisher davon ausgegangen, dass es sich bei Eigentümerversammlungen eben um nicht-öffentliche Veranstaltungen handelt und der Teilnehmerkreis eingrenzbar ist, weil die anwesenden Personen am Eingang zentral registriert werden, so dass die Möglichkeiten der Kontrolle im Falle eines Ausbruches des Virus bei einer Person uneingeschränkt gegeben sind. Dies vorausgeschickt, haben wir auch bereits für die folgenden Tage und Wochen zu Eigentümerversammlungen eingeladen.
Ob derartige Versammlungen bzw. Termine letztlich stattfinden dürfen und mit welchen Vorgaben, hängt aber von den Behörden des jeweiligen Bundeslandes ab. Die Verfügung des Landes Nordrhein-Westfalen können Sie unter nachstehendem Link nachlesen:
https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/erlass_kontakt_reduzierende_massnahmen.pdf
Hierauf basierend hat heute die Stadt Aachen eine Allgemeinverfügung mit sofortigem Vollzug erlassen, die Sie unter nachstehendem Link nachlesen können:
http://www.aachen.de/de/stadt_buerger/politik_verwaltung/pdfs_oeffentliche_bekanntmachungen/FB-32-Allgemeinverfuegung-16032020.pdf
Hiernach sind alle öffentlichen und privaten Veranstaltungen und Versammlungen ab sofort (16.03.2020) bis „voraussichtlich“ zum 19.04.2020 untersagt. Wir sind also gezwungen, unsere bereits eingeladenen Versammlungen abzusagen und zunächst auf einen Termin nach dem 19.04.2020 zu verschieben.
Auch für Beiratssitzungen, Kassenprüfungen oder Ortstermine gilt, dass es sich um eine Versammlung bzw. Veranstaltung (in diesem Falle privater Natur) handelt, deren Durchführung sowohl in geschlossenen Räumen als auch „unter freiem Himmel“ untersagt wurde.
Für den Fall, dass die Maßnahmen ab diesem Zeitpunkt (19.04.2020) gelockert würden, haben wir nachfolgende Überlegungen angestellt, um die dann einzuladenden Eigentümerversammlungen zeitnah durchführen zu können:
Vollmachten erteilen
Findet eine Versammlung statt, haben Wohnungseigentümer die Möglichkeit, schriftliche Vollmachten zu erteilen. Insbesondere wenn Sie selbst oder Personen in ihrem engen Umfeld einer Risikogruppe angehören, empfiehlt es sich, auf die persönliche Teilnahme zu verzichten und eine dritte Person zu bevollmächtigen, im Sinne des Eigentümers abzustimmen. So kann die Versammlung mit einem deutlich kleineren Personenkreis stattfinden. Häufig wird der Verwalter zum Vollmachtnehmer bestimmt, da seine Anwesenheit sicher vorausgesetzt werden kann. Wegen der aktuellen Situation empfiehlt es sich, von weitreichenden Entscheidungen wie umfangreichen Sanierungsmaßnahmen abzusehen. Für diese sollte später im Jahr eingeladen werden, auch um Anfechtungsklagen zu vermeiden.
Alternativen zur Präsenzveranstaltung
Wenn in der Gemeinschaft allstimmig die Teilnahme des einzelnen Wohnungseigentümers an einer Wohnungseigentümerversammlung per Telefon-, Video- oder Onlinekonferenzen vereinbart worden ist, ist es auch heute bereits möglich, solche durchzuführen. Der Gesetzgeber will entsprechende gesetzliche Regelungen im Zuge der laufenden Reform des Wohnungseigentumsgesetzes schaffen. Eine sicherlich weitsichtige und praxistaugliche Regelung. Wir sind hierzu heute bereits technisch ausgerüstet und insofern in der Lage.
Hausgeldabrechnungen / sonstige Unterlagen für steuerliche Zwecke
Wir haben natürlich viele Eigentümerversammlungen bereits vorbereitet und auch die Hausgeldabrechnung etc. bereits fertiggestellt, so dass wir uns dazu entschlossen haben, Ihnen diese nach Durchführung der Kassenprüfungen (ggfs. „online“) bereits vorab und unabhängig von der Einladung zur Eigentümerversammlung zu übersenden. Zwar werden die Fälligkeiten hieraus erst durch eine positive Beschlussfassung erzeugt, aber mit einem entsprechenden Hinweis an das Finanzamt ist dort mit diesen Unterlagen jedenfalls die Obliegenheit erfüllt. Sollten sich – wider Erwarten – Änderungen ergeben, könnten diese in Form einer Korrektur nachgereicht werden.
Wir bedauern diese Entwicklung sehr, sind aber zuversichtlich, dass wir mit Ihrer Mitwirkung und Ihrem Einverständnis diese für alle schwierige Lage in den Griff bekommen und solidarisch meistern werden. Danke für Ihr Verständnis! Bleiben Sie gesund!
Freundliche Grüße sendet Ihnen das gesamte Team der Dr. Vossen & Partner GmbH